شش گام مهم برای برنامه‌ریزی هفتگی

در این روزهای آغازین سال جدید و بحران پیش آمده بر اثر ویروس کووید ۱۹ یا همان کرونا ویروس و قرنطینه اجباری، بیش از هر زمان دیگری فرصت مطالعه و فکر کردن داریم. یکی از کارهای بسیار مفید می تواند برنامه ریزی برای سال پیش رو باشد که باعث ترتیب انجام کارها بر اساس اولویت آن ها می باشد و در نهایت به نظم ذهنی منجر می شود، در ادامه این مقاله به شش گام مهم برای برنامه ریزی هفتگی می پردازیم که از جدیدترین یافته های محققان حوزه منابع انسانی می باشد.

گام ۱: بزرگ‏ترین پیروزی‏های خود را فهرست کنید.

اولین کار در پیش‏‏ نمایش هفتگی آن است که به پیروزی‏ های بزرگ خود در هفتۀ گذشته فکر کنید. موفقیت‏ های اصلی‏ تان را فهرست کنید؛ همان‌هایی که با فکرکردن به آن‏ها احساس غرور می‌کنید و بیشترین اثر را روی زندگی و کار شما گذاشته ‏اند. حتی اگر حس خوبی از این کار ندارید، در انجام‏ دادن آن مصمم باشید. افراد موفق اغلب اوقات به جای پیروزی‏ ها روی نواقص و شکست‏ های خود تمرکز می‏کنند. این تمرکزِ بیجا اعتمادبه ‏نفس شما را نابود می‏کند. در مقابل، تمرکز روی پیروزی‏ها احساس قدردانی، هیجان و سودمندبودن را در وجودتان زنده و شما را برای فایق‏ آمدن بر چالش ‏های هفتۀ آینده آماده می‏کند.

گام ۲: بررسی هفتۀ گذشته

 در مرحلۀ بعد برنامه ریزی هفتگی، به بررسی کارهای هفتۀ قبل بپردازید. به‏ دقت به کارهایی که هفتۀ گذشته انجام داده ‏اید فکر کنید تا از آن‏ها درس بگیرید و برای موفقیت در آیندۀ نزدیک خود را اصلاح کنید. در اینجا باید به سه پرسش اساسی پاسخ دهید:

پرسش اول: «در هفتۀ گذشته چه کارهای بزرگی انجام دادید؟» (در اینجا منظور من سه کار بزرگ هفتگی شماست که بعداً دربارۀ آن صحبت خواهم کرد). در این مرحله، باید با خود صادق باشید. پیشرفت خود را در هفتۀ کاری گذشته بررسی کنید. آیا همۀ کارهای خود را انجام داده‏ اید؟ هنوز کاری برای انجام‏دادن باقی مانده است؟ (ضمناً اگر از هفتۀ گذشته کاری ناتمام باقی مانده است، نباید دلسرد شوید. باید برای همان کارهایی که انجام داده‏اید هم به خود افتخار کنید. افرادی که به دنبال موفقیت‏اند همیشه به کارهایی که انجام نداده‏اند فکر می‏کنند و خود را از نشاط رسیدن به موفقیت‏هایی که داشته‏اند محروم می‏کنند. باید به این پرسش پاسخ دهید، زیرا نقشی مهم در پرسش‏های بعدی ایفا می‌کند.

پرسش دوم: «کدام کار برای شما نتیجۀ بیشتری داشت؟» آیا عاملی غیرمنتظره حواس شما را پرت کرده ‏است؟ کدام عامل؟ چه کسی؟ آیا می‏توانستید از این اتفاق جلوگیری کنید؟ در اینجا هدف این است که ذکر کنید کدام راهبرد یا تاکتیک‏ برای شما مؤثر واقع شد و سپس نکات منفی رفتار یا برنامه‏ریزی خود را شناسایی کنید تا بتوانید عملکرد خود را در هفتۀ پیش‏ رو ارتقا بخشید.

سومین و آخرین پرسش: «براساس این یافته‏ها، کدام کارها به روال گذشته انجام خواهند شد و چه کاری باید بهبود یابد، شروع یا متوقف شود؟» در اینجا شما از درس‏های هفتۀ گذشته به یک نتیجه‏ می‏رسید. همچنین، فرصت رشد پیش روی شما قرار می‏گیرد. چگونه رفتار خود را اصلاح خواهید کرد یا برای ادامۀ کار چه برنامه‏ای دارید؟ افرادی که از تجربه‏های خود درس می‏گیرند و از آن برای ایجاد تغییرات مثبت در رفتار خود استفاده می‏کنند به‏سرعت پیشرفت خواهند کرد. افراد کمی برای انجام‏دادن این کار وقت می‏گذارند. بنابراین، با انجام‏دادن آن از بقیۀ افراد جلوتر خواهید بود.

گام ۳: فهرست و یادداشت‏های خود را مرور کنید.

فهرست وظایف و یادداشت‏های روزانۀ ما ممکن است در طول یک هفته حجم زیادی پیدا کنند. باید آن‏ها را به‏سرعت مرور کنیم تا از کنترل خارج نشوند. توصیه می‏کنم برای برنامه ریزی بهتر کار را با فعالیت‏ های عقب ‏افتاده شروع کنید. شما عمداً تصمیم گرفته‏ اید این کارها را به بعد موکول کنید. اگر از ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید، می‏توانید برای به‏ روزرسانی وضعیت یا برنامه ‏ریزی‏ های آتی به آن مراجعه کنید. توصیه می‏کنم فهرست وظایف را در یک یا حداکثر دو مکان قرار دهید؛ مثلاً می ‏توانید از نرم ‏افزاری نظیر To do list، تقویم معمولی یا تقویم کاری استفاده کنید.

اگر کارهای خود را فقط در یک محل یادداشت کنید، می‏توانید به‏ راحتی همۀ آن‏ها را دنبال کنید. هرچه یادداشت ‏ها و برنامه‏ های شما پراکنده ‏تر شوند، احتمال جاماندن از کارها بیشتر خواهد شد. در مرحلۀ بعد، کارهای واگذارشده را مرور کنید. شما انجام‏دادن این کارها را به دیگران محول کرده‏ اید. با این کار می‏توانید بر آن پروژه‏ ها نظارت کنید و در صورت لزوم پیگیر نتیجۀ کار شوید.

اکنون یادداشت ‏هایی را که در طول هفته آماده کرده‏ اید بررسی کنید. این یادداشت‏ ها شامل گزارش رویدادها، مشاهداتی که در جلسه داشته ‏اید، ایده‏ هایی که برای آینده دارید یا نکات دیگری است که در طول هفته به آن‏ها رسیده ‏اید و با کار شما مرتبط‏ اند. ممکن است بین این مطالب گوهر نایابی قرار گرفته باشد و قطعاً شما دوست ندارید ایده‏ای ناب را از دست بدهید، یا کاری را فراموش کنید. برای جلوگیری از فراموشی کارها و برنامه ریزی بهتر، در زمان مرور، یکی از این اقدامات را انجام دهید:

1. حذف: اگر آن وظیفه دیگر مناسب نبود، حذفش کنید.
2. زمان‏بندی: اگر می‏خواهید کاری را به بعد موکول کنید، آن را داخل تقویم قرار دهید. با توجه به هفتۀ ایدئال، وظایف مشابه را تا حد ممکن دسته‏بندی کنید.
3. اولویت‏ بندی: اگر قرار است کاری را این هفته انجام دهید، اما دربارۀ زمان انجام‏دادن آن نظری ندارید، یک اولویت به آن اختصاص دهید. آن را به فهرست اولویت‏های خود برای آن هفته اضافه کنید. من به این فهرست سه کار بزرگ هفته می‏گویم (عجله نکنید، به ‏زودی راجع به آن صحبت خواهم کرد).
4. عقب ‏انداختن: اگر کاری هست که قصد انجام‏دادن آن را دارید، اما این هفته وقتی برای آن وجود ندارد، می‏توانید در فهرست رهایش کنید. در مرور بعدی، دوباره سراغ آن کار بروید.

گام ۴: بررسی اهداف، پروژه‏ ها، رویدادها، جلسات و ضرب‏ الاجل‏ ها

در ادامه برنامه ریزی هفتگی باید بدانید که یکی از عوامل بزرگی که باعث می‏شود افراد از اهداف و پروژه‏های مهم دور شوند، ازدست‌رفتن شفافیت است. ابهام کارهای روزانه به مبهم ‏شدن اهداف و کارهای مهم منجر می‏شود. هدف این است که در کار خود پیشرفت کنید. همۀ اهداف خود را بررسی کنید و به سراغ انگیزه ‏های اصلی بروید. به این فکر کنید که در هفتۀ آتی چه اقداماتی می‏توانید انجام دهید تا به هدف خود برسید. از این زمان برای بررسی پروژه‏های کلیدی و شناسایی کارهای ضروری و پیش‏نیاز آن‏ها استفاده کنید.

حال زمان آن رسیده تا هفتۀ بعد (یا چند هفته بعد، بسته به موقعیت) را روی تقویم بررسی کنید. اکنون فرصت خوبی در اختیار شما قرار گرفته تا بررسی کنید آیا به آماده‏سازی نیاز دارید، آیا کاری برای واگذاری وجود دارد یا خیر و اینکه کارهای تمام ‏نشده را به اتمام برسانید. رویدادها و ضرب‏ الاجل‏ ها را براساس تاریخ فهرست کنید تا ترتیب کارها دستتان بیاید. نمی‏توانید دو هواپیما را در یک زمان روی باند فرود بیاورید. باید جلسات پیش ‏رو را نیز بررسی کنید. اگر نیاز است جلسه ‏ای به زمان دیگری موکول یا معلق شود، باید به بقیه اطلاع ‏رسانی کنید.

گام ۵: سه کار بزرگ هفته را تعیین کنید.

وقتی که همۀ اهداف، پروژه‏ها، ضرب‏ الاجل‏ ها و… را بررسی کردید، وقت آن رسیده دست‏ به‏ کار شوید و سه کار بزرگ هفته را تعیین کنید. سه کار بزرگ هفته جز فعالیت‏ های مهمی‏ اند که باید در هفتۀ آتی انجام شوند تا شما را در رسیدن به اهدافتان یاری دهند. مطمئنم در یک هفته می‏توانید کارهای بیشتری انجام دهید، اما «دو ماراتن‏ ها» در یک لحظه به اتمام می ‏رسند.

چگونه باید سه کار بزرگ را شناسایی کرد؟ در اینجا می‏توانید از روش ماتریس اولویت آیزن هاور استفاده کنید که استفان کاوی معرفی کرده است. در این روش، از مربعی چهارقسمتی استفاده می‏شود که در آن محور افقی فوریت و محور عمودی اهمیت را نشان می‏دهد.

ربع اول به کارهایی اشاره می‌کند که اهمیت و فوریت دارند. این موارد باید در اولویت قرار گیرند. همچنین، باید اشاره کنم که «اهمیت» و «فوریت» به این معناست که این کارها برای شخص «شما» فوریت و اهمیت دارند. اغلب اوقات درگیر فعالیت‏هایی هستیم که نه برای ما، بلکه برای دیگران هم اهمیت و فوریت دارند. اهداف چهارگانۀ خود را در نظر بگیرید. چقدر زمان دارید؟ درمورد ضرب‏ الاجل پروژه ‏های مهم چطور؟ کارهای ربع اول باید در سه کار بزرگ هفتۀ شما اولویت بیشتری داشته باشند.

همین‏طور که روز خود را طراحی می‏کنید، وظایفی را که در ربع اول و دوم قرار می‏گیرند اولویت‏بندی کنید، موارد موجود در ربع سوم را به‏سرعت تعیین تکلیف کنید (آیا می‏شود واگذارشان کرد؟) و همۀ کارهای موجود در ربع چهارم را حذف کنید.

ربع دوم به کارهایی اشاره می‌کند که مهم‏اند، اما در حال حاضر فوریت ندارند. شما به ‏سادگی می ‏توانید این موارد را به بعد موکول کنید، اما مراقب باشید! این کارها اضطراری نیستند و به همین دلیل معمولاً از آن‏ها صرف‏نظر می ‏شود. مثل هواپیمایی که دور خودش می‏چرخد و سوخت تمام می‏کند. معمولاً یا حادثه‏ ای را به وجود می‏ آوریم یا فرصتی را از دست می ‏دهیم یا حتی هر دو. زمانی که یک کار در ربع دوم قرار گرفت، باید نقشه بکشید و به‏ سرعت به سراغ آن بروید.

ربع سوم شامل کارهایی است که اضطراری ‏اند، اما اهمیت آن‏ها لزوماً برای ما نیست، بلکه برای دیگران مهم‏اند. هر هفته در همین ربع سرگردانیم. اگر مراقب نباشید، اجازه می‏دهید دیگران اولویت‏های خود را روی دوش شما قرار دهند و بهره‏وری شما را پایین بیاورند. نتیجه این است که نخواهید توانست به اهداف کلیدی خود برسید و پروژه‏ها را تمام کنید. مواد ربع سوم را به‌صورت موردی بررسی کنید. این سه پرسش اساسی را از خود بپرسید:

1. اگر پاسخ شما به درخواست دیگران بله باشد، آیا کارهای ربع اول و دوم به خطر می‏افتند؟
2. در زمان بررسی کارهای ربع سوم چگونه سبک و سنگین می‏کنید؟
3. آیا در صورت توافق، از مشارکت خود احساس رنج و عذاب خواهید داشت؟

وقتی این پرسش‏ها را مرور کردید و به این نتیجه رسیدید که اگر در فهرست خود جایی را برای دیگران در نظر بگیرید کار خوبی کرده‏اید، مشکلی نیست و می‏توانید اقدام کنید. اگرچه، باید مراقب باشید و فوریت و اهمیت کارها را باهم قاتی نکنید.

ربع چهارم به کارهایی اشاره دارد که نه مهم‏اند و نه فوریت دارند. موارد موجود در ربع چهارم هیچ‏گاه نباید در تقویم یا فهرست کارهای مهم شما وارد شوند. اما هستند، مگر نه؟ فکر می‏کنم علت آن یکی از این سه مورد است: گزینۀ اول: آشفتگی. ما هیچ‏گاه برای ارزیابی فعالیت یا وظیفه درنگ نمی‏کنیم. بدون فکرکردن مستقیم سراغ آن می‏رویم و آخر سر سقوط می‏کنیم. گزینۀ دوم: احساس گناه. فکر می‏کنیم که انجام‏دادن این کار ضرورت دارد، حتی اگر بدانیم مسئولیتی در قبال آن نداریم. اجازه می‏دهیم احساس گناه بر قضاوت ما تأثیر بگذارد. علت سوم و آخر: ترس از‌دست‌دادن. می‏ترسیم که نه بگوییم و فرصت‏های جدید را از دست بدهیم و اصلاً به خوبی یا بدی این فرصت‏ها دقت نمی‏کنیم.

در زمان تعیین سه کار بزرگ خود در طول هفته، باید مراقب باشید و اجازه ندهید اولویت افراد دیگر اولویت‏ های شما را کنار بزند. اگر واقعاً می‏خواهید آزادانه تمرکز کنید، باید ۹۵درصد از اوقات خود را صرف انجام ‏دادن فعالیت‏ های ربع اول و دوم کنید. شاید این کار اکنون غیرممکن به نظر برسد، این‏چنین نیست. در حین آماده‏‏ سازی فهرست از خود بپرسید:

آیا این کار (برای من) مهم است؟

آیا این کار (برای من) فوری است؟

پاسخ به این دو پرسش کوچک چارچوبی را در اختیار شما قرار می‏دهد تا بتوانید اولویت‏های خود را سازمان‏دهی کنید و درنهایت به آزادی برسید.

گام ۶: برنامه ریزی برای احیای انرژی

در آینده مفصل به این مورد می پردازیم. پیش‏ نمایش هفتگی در اینجا اهمیت می‏ یابد. هفت کاری را که برای احیای انرژی گفتیم به خاطر آورید: خواب، تغذیه، جنب‏ وجوش، ارتباط، سرگرمی، تفکر و جدایی از کار. در اینجا سعی کنید این کارها را در ساعت‏ های آخر روز و آخر هفته‏ ها یا هر زمانی که برای احیای انرژی مناسب‏تر است قرار دهید.

دربارۀ نویسندۀ مطلب: بی‌تا براتی ؛ فارغ‌التحصیل ارشد بازاریابی، مشاور و مترجم کتاب رهبری اقیانوس آبی سال‌ها بود علی‌رغم میل باطنی‌ام، از کتاب فاصله گرفته بودم…سال‌ها بود کم می‌خواندم یا بهتر بگویم برای دلم مطالعه می‌کردم؛ تا اینکه بیزبوک مرا فرا خواند؛ و اکنون اینجایم: من بی‌تا هستم؛ کتاب می‌خوانم و دانسته‌هایم را با شما قسمت می‌کنم 💡