هفت گام طلایی واگذاری کارها (بخش اول)

قطعا برای هر کدام از ما بارها پیش آمده که زمان کمی در اختیار داشته ایم و حجم زیادی از کارهای لازم را می بایست انجام می دادیم، شاید در این لحظات همه ما لازم داشتیم کسی کنارمان باشد که بتوانیم با فراغ بال کارها را به او واگذار کنیم. اما در ابتدا باید نگاهی به دور و برمان بیاندازیم و بعضی از موارد را بررسی کنیم… در بخش اول هفت گام طلایی واگذاری کارها را برایتان می گویم که می تواند تا حدود زیادی در نظم ذهنی شما تغییر ایجاد کند و بتوانید برای زمان تان بهتر برنامه ریزی انجام دهید.

سلسله مراتب واگذاری کارها

گام ۱. تصمیم بگیرید که کدام کار باید واگذار شود

سلسله‏ مراتب واگذاری به شما نشان می دهد که کدام‏یک از کارها به چه ترتیب واگذار شوند. کار را با فعالیت‏ های قلمرو جان‏ کندن شروع کنید و سپس به ترتیب به سراغ قلمرو بی ‏علاقگی و حواس ‏پرتی بروید. اگر زمان کافی برای انجام ‏دادن فعالیت‏های قلمرو مطلوبیت ندارید، فهرست کاری خود را کوتاه‏تر یا حداقل بخشی از آن را به دیگران واگذار کنید. این مرحله ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما نقطۀ شروع حرکت است. اگر ندانید که باید «چه» کاری واگذار شود، هیچ‏گاه در «چگونگی» واگذاری به مهارت نمی ‏رسید.

گام ۲. بهترین فرد را انتخاب کنید

 قطب‏ نمای آزادی هم برای شما و هم برای اعضای تیمتان مفید است. فقط شما نیستید که در قلمرو مطلوبیت بازدهیِ خوبی دارد؛ سایر افراد هم باید تا حد ممکن در همین قلمرو باقی بمانند. وقتی کاری را به دیگری واگذار می‏کنید، آن فرد باید مهارت و اشتیاق لازم برای انجام‏ دادن آن کار را داشته باشد؛ مثلاً اگر مدیریت حساب‏ های خود در شبکه‏ های مجازی را به دیگری واگذار می‏ کنید، نباید فردی را انتخاب کنید که حضور در شبکه‏ های اجتماعی را اتلاف وقت می‏داند یا هیچ‏وقت از فیس‌بوک، توییتر یا اینستاگرام استفاده نکرده است. این دسته از افراد نمی ‏دانند چطور شبکۀ اجتماعی شما را ارتقا دهند و قطعاً شکست خواهند خورد. این مسیر شکست واگذاری است. برای کسب مهارت درزمینۀ واگذاری باید فردی هماهنگ با کار خود را پیدا کنید. اگر این کار را انجام دهید، به موفقیت ‏های زیادی دست خواهید یافت.

گام ۳. فرایند را با دیگران به اشتراک بگذارید

وقتی بهترین افراد را پیدا کردید، زمان آن فرا رسیده است که به آن‌ها نشان دهید چگونه کار کنند. ثبت فرایند روی کاغذ باعث خودکارسازی آن می‏شود و کمک زیادی به شما خواهد کرد. فرایند ثبت ‏شده را به دیگران هم نشان دهید و اجازه دهید کار به شکل سیستماتیک پیش برود. البته اگر فرایند را آماده نکرده ‏اید، نباید نگران باشید. تهیۀ فرایند برای برخی از کارها شدنی نیست. ممکن است برخی مراحل آن خارج از تخصص شما باشد.

در این موارد، با فرد مقابل دربارۀ خواسته‏ ها و هدف مطلوب خود صحبت کنید. بسته به فردی که انتخاب کرده ‏اید و همچنین پیچیدگی کار، شاید خود این افراد بتوانند کار را به‏ خوبی انجام دهند یا فرایندی را روی کاغذ بیاورند. گاهی‌اوقات لازم است یک یا دو بار همراه وی کار کنید. در هر صورت، باید مطمئن شد نتیجۀ مطلوب به ‏وضوح به اطلاع مخاطب رسیده باشد که فرایند واگذاری کار به درستی پیش برود.

گام ۴. منابع ضروری را آماده کنید

در این مرحله، باید مطمئن شوید شخصی که کارها را به او سپرده ‏اید شرایط لازم برای رسیدن به موفقیت را دارد. شاید نیاز باشد یک کلید، فایل یا ابزاری خاص برای انجام‏ دادن کار در اختیارش قرار دهید. همچنین، ممکن است اطلاعات مورد نیاز برای ورود به سیستم یا بخشی از نرم‏ افزار را در اختیار او بگذارید. برخی‌اوقات باید با ارسال ایمیل به دیگر اعضای تیم یا چندین سازمان، فرد جانشین را به آن‏ها معرفی کرد. نادیده ‏گرفتن این جزئیات، واگذاری را با شکست مواجه می‏کند. به‏ دقت به همۀ گام ‏های فرایند فکر کنید و مطمئن شوید همۀ مواد لازم را در اختیار جانشین قرار داده ‏اید.

گام ۵. میزان واگذاری را مشخص کنید

 قبل از اینکه مسئولیت کار یا پروژه را به دیگری بسپارید، باید انتظارات خود را مطرح کنید. صرفاً با در اختیار قرار دادن دستورالعمل انجام ‏دادن کار دردی دوا نمی ‏شود. شما باید میزان اختیار طرف مقابل را معین کنید. آیا می‏خواهید جانشین شما صرفاً کار تحقیقاتی انجام دهد و یافته‏ های خود را گزارش کند؟ آیا می‏خواهید کل پروژه را بدون حضور شما در دست بگیرد؟ به ‏هرحال، باید حد واگذاری کارها مشخص شود؛ در غیر این صورت، برای هر دو طرف نگرانی و ناراحتی به وجود خواهد آمد. اختلاف میزان انتظارات، حتی افراد موفق را به چالش می ‏کشد. در ادامه، دربارۀ این گام بیشتر صحبت می‏کنم.

گام ۶. آن‏ها را آزاد بگذارید

موضوع دیگری که در واگذاری کارها اهمیت دارد آن است که زمانی که جانشین شما متوجه نیازها و اختیارات خود شد و همۀ شرایط لازم برای انجام‏ دادن کار را داشت، وقت آن است که کار یا پروژه را به او واگذار کنید. اکثر افراد در این مرحله با شکست مواجه می‏شوند. واضح است که در واگذاری باید خودمان را کنار بکشیم و کار را به دیگران بسپاریم، اما انجام‏ دادن این کار ممکن است برای ما سخت باشد. گاهی‌اوقات تعلق خاطر ما به کار اجازه نمی‏ دهد جانشین را آزاد بگذاریم. باید مراقب باشید.

اینجاست که مدیران ذره‏ بین‏ به ‏دست خود را نشان می‏دهند. در گذشته با مدیری سروکار داشتم که زندگی‌ام را تلخ کرده بود. او همیشه مرا می‏ پایید و در حال بازجویی از من بود و برای هر تصمیمی که می‏گرفتم اما و اگر می ‏آورد و از آن اشکال می‏گرفت. در این وضعیت، هیچ‏کس نمی ‏تواند کار کند. اگر عضوی شایسته از تیم خود انتخاب کرده ‏اید و او را به‏ خوبی برای کار آماده کرده‌اید، باید حضور خود را کم‏رنگ کنید. عقب بایستید و او را آزاد بگذارید.

گام ۷. نحوۀ کار جانشین را بررسی کنید و بازخورد بگیرید

 درست است که گفتیم نباید مانند یک مدیر ذره‏ بینی عمل کنیم، اما نباید تصور کرد زمانی که وظیفه ‏ای به دیگری سپرده شد باید کاملاً کنار بکشیم و دیگر کاری به کار او نداشته باشیم. واگذاری به معنای کناره‏ گیری نیست. حتی اگر انجام ‏دادن کاری را به دیگری سپرده باشید، باز هم شما مسئول نتیجۀ آن هستید. باید به‌صورت دوره ‏ای کار او را بررسی کنید و مطمئن شوید همه‏ چیز مطابق میل شما پیش رفته است. دوباره تأکید می‏کنم که این بررسی‏ ها مجوزی برای مدیریت ذره‏ بینی نیست. برای اعضای تیمتان اقتدار قائل شوید. فقط کافی است از دور مراقب آن‏ها باشید و مطمئن شوید همه‏ چیز تحت کنترل است.

وقتی اعضای تیم را از این هفت مرحله گذراندید، باید انتظار داشته باشید کار به شکلی باکیفیت و مطمئن پیش رود. با رشد اعضای تیم می‏توانید به آن‏ها اختیارات بیشتری بدهید تا به جای شما کارها را انجام دهند و اینجاست که متوجه فوران انرژی و بهره‏ وری خواهید شد.

پنج سطح واگذاری کارها

گفتیم که مشخص‏ کردن سطح واگذاری بخشی از فرایند واگذاری است. شاید این مفهوم برای شما جدید باشد، بنابراین، قصد دارم آن را به شکلی دقیق‏ تر برای شما تشریح کنم. بیایید با یک مثال شروع کنیم. من به‏ تازگی آموزش مدیری جوان را برعهده گرفتم. تام برای رویدادی خاص مشغول برنامه‏ ریزی بود و متعجب شد وقتی فهمید یکی از اعضای تیمش کاری را انجام داده که در اختیار او نبوده است. همان‏طور که صحبت می‏ کردیم، متوجه شدم آشفته است. فکر می‏کرد اعضای تیمش پا را از حد خود فراتر گذاشته ‏اند. پس از شنیدن جزئیات، درنهایت به او گفتم: «تقصیر اعضای تیمت نیست. مشکل اینجاست که در زمان واگذاری کار انتظاراتت را به شکل واضح بیان نکردی.»

او شگفت ‏زده شد. زیرا فکر می‏کرد همه ‏چیز را به شکل کاملاً شفاف برای آن فرد توضیح داده است، اما همان‏طور که در ادامه نشان خواهم داد، متوجه شد خودش مسبب این آشفتگی و ابهام است. در زمان واگذاری، صرفاً توصیف نتیجۀ نهایی برای مخاطب کفایت نمی‏کند؛ شما باید اختیار و استقلال او در انجام‏ دادن این کار را مشخص کنید. در غیر این صورت، با افرادی رو به ‏رو خواهید شد که یا کمتر از حد کار می‏کنند یا پا را از حد خود فراتر می‏گذارند. پس باید اختیار آن‏ها را به شکل واضح مشخص کنید. برای انجام‏ دادن این کار توجه شما را به پنج سطح واگذاری جلب می‏کنم که در بخش دوم هفت گام طلایی برای واگذاری کارها خواهم گفت.