سبد خرید

هفت گام طلایی واگذاری کارها (بخش دوم)

زمان مطالعه: ۱۰ دقیقه

در بخش اول هفت گام طلایی واگذاری کارها خواندیم که وقتی اعضای تیم را از هفت مرحله گفته شده گذراندید، باید انتظار داشته باشید کار به شکلی باکیفیت و مطمئن پیش رود. با رشد اعضای تیم می‏توانید به آن‏ها اختیارات بیشتری بدهید تا به جای شما کارها را انجام دهند و اینجاست که متوجه فوران انرژی و بهره‏ وری خواهید شد. گفتیم که مشخص‏ کردن سطوح واگذاری بخشی از فرایند واگذاری است، حالا از پنج سطح واگذاری صحبت می کنیم که می تواند به شما کمک کند که در کارتان به پیشرفت عمده ای برسید.

سطوح واگذاری کارها

واگذاری سطح ۱

در واگذاری سطح ۱، از فرد مقابل می‏خواهید دقیقاً مطابق خواستۀ شما عمل کند؛ نه کمتر و نه بیشتر. در این وضعیت، ممکن است به او بگویید: «باید این کارها را انجام دهی. جز این دستورالعمل کار دیگری انجام نده. قبلاً دربارۀ گزینه ‏های خود تحقیق کرده‌ام و اکنون از شما می‏خواهم این کارها را بکنید.» جمله‏ بندی در اینجا نقشی مهم ایفا می‏کند. بنابراین، بیایید به هر جزء به شکلی دقیق ‏تر نگاه کنیم:

«باید این کارها را انجام دهی.» در اینجا به‏ وضوح خواسته‏ های خود را مطرح می‏کنید. هیچ‏کس ذهن‏خوانی بلد نیست؛ بنابراین باید شفاف صحبت کنید.

«جز این دستورالعمل کار دیگری انجام نده.» با گفتن این جمله، مرزی مشخص را برای او ترسیم و انتظارات خود را شفاف می‏کنید.

«قبلاً دربارۀ گزینه‏ های خود تحقیق کردهام و اکنون از شما می‏خواهم این کارها را انجام دهید.» در اینجا منطق خود برای انتخاب این سطح از واگذاری را مشخص می‏کنید. این سطح مناسب افراد تازه ‏کار، پیمانکاران یا دستیاران مجازی است. زمانی که نیازهای شما شفاف است و فقط به دنبال فردی دیگر برای انجام ‏دادن کارهای خود هستید، این سطح به دردتان می‏خورد.

واگذاری سطح ۲

در سطح ۲ از سطوح واگذاری کارها از فرد مقابل می‏خواهید دربارۀ موضوعی مشخص تحقیق کند و نتایج را به شما گزارش دهد؛ «همین». در سطح ۲، جانشین شما فقط دست به تحقیق می‏زند. هیچ کار دیگری از طرف شما انجام نخواهد داد. دوست من در همین قسمت به مشکل برخورد. او فکر می‏کرد جانشینش فقط باید تحقیق کند و از اینکه کار دیگری انجام داده متعجب بود. او می‏ توانست با گفتن این جمله از اشتباه اجتناب کند: «باید این کارها را برای من انجام بدهی. می‏خواهم که دربارۀ این مسئله تحقیق کنی و یافته‏ های خود را به من گزارش دهی. سپس دربارۀ آن بحث می‏کنیم. من تصمیم‏ گیری خواهم کرد و خواسته ‏هایم را مطرح می‏کنم.» مجدداً باید گفت که هریک از این عبارات اهمیتی ویژه دارد:

«باید این کارها را برای من انجام دهی.» صریح صحبت کنید. شما باید کاری کنید که او وظیفۀ خود را به‏ خوبی متوجه شود.

«می‏خواهم دربارۀ این مسئله تحقیق کنی و یافته‏ های خود را به من گزارش دهی.» منظور خود را از تحقیق واضح بیان کنید. آیا صرفاً از آن‏ها می‏خواهید مطلبی را در سایت گوگل جست‏ و جو کنند؟ یا می‏خواهید در فضای اینترنت جست‏ و جو کنند و با چند مشتری تماس بگیرند یا قیمت محصولات را از تولیدکنندگان بپرسند؟ به عبارت دیگر، اینجاست که شما مقیاس تحقیق را مشخص می‏کنید. شفافیت در اینجا حیاتی است.

«سپس دربارۀ آن بحث می ‏کنیم. من تصمیم ‏گیری خواهم کرد و خواسته‏ هایم را مطرح می‏کنم.» در اینجا دو مورد از انتظارات مهم خود را بیان می‏ کنید: اولاً می‏گویید که در آینده دربارۀ نتایج با آن‏ها بحث خواهید کرد. ثانیاً به آن‏ها گوشزد می‏کنید که شما تصمیم‏ گیرنده هستید. همچنین، مرزی را برای طرف مقابل ترسیم می‏کنید تا متوجه باشد که او نمی‏ تواند اقدامی بکند یا تصمیمی بگیرد.

هر زمان که برای تصمیم‏ گیری آماده نبودید و به فرد دیگری برای جمع‏ آوری اطلاعات نیاز داشتید، این سطح به درد شما می‏خورد. به‌محض ورود داده ‏ها می‏توانید به‏ سرعت تصمیم‏ گیری کنید.

واگذاری سطح ۳

رز بخش سوم سطوح واگذاری کارها شما فضایی را در اختیار طرف مقابل قرار می‏دهید تا بتواند آزادانه دست به فعالیت بزند و مسائل را حل کند، اما همچنان شما تصمیم‏ گیرندۀ نهایی هستید. در این سطح، ممکن است این جملات را بیان کنید: «باید این کارها را برای من انجام دهی. دربارۀ این مسئله تحقیق کن، گزینه‏ های مختلف را بررسی کن و یک پیشنهاد ارائه بده. مزایا و معایب هر گزینه و همچنین نظر خود را به من بگو. اگر با تصمیم شما موافق بودم، به شما اجازه می‏دهم به کار خود ادامه دهی.» بیایید جملات را به شکلی مجزا بررسی کنیم.

«باید این کارها را برای من انجام دهی.» صریح باشید. دربارۀ این جمله قبلاً صحبت کردیم، همان قوانین اینجا هم صادق‏ اند.

«دربارۀ این مسئله تحقیق کن، گزینه‏ های مختلف را بررسی کن و یک پیشنهاد ارائه بده.» درست مانند سطح ۲، باید دربارۀ سطح و نوع تحقیق شفاف باشید. اکنون یک گام دیگر را در اختیار طرف مقابل قرار می‏دهید و از او می‏خواهید گزینه‏ ها را ارزیابی کرده و یکی را انتخاب کند. از آن‏ها می‏خواهید تصمیم‏ گیری کنند، اما مجوزی برای اجرای این تصمیم صادر نمی‏ کنید.

«مزایا و معایب هر گزینه و همچنین نظر خود را به من بگو.» در اینجا از مخاطب می‏خواهید نتیجۀ کار خود را به شما نشان دهد. به عبارت دیگر، آن‏ها نباید از شما انتظار داشته باشند بدون مشاهدۀ فرایندی که طی کرده‏ اند با تصمیم آن‏ها موافقت کنید. آن‏ها در این گام به شما نشان می‏دهند که چرا به این تصمیم رسیده ‏اند.

«اگر با تصمیم شما موافق بودم، به شما اجازه می‏دهم به کار خود ادامه دهید.» در اینجا آن‏ها باید صحت تصمیم خود را برای شما اثبات کنند. اگر در اثبات آن موفق نشدند، تحقیق و استدلال آن‏ها دچار اشکال است. اگر کار خود را به‏ خوبی انجام دهند، می‏توانید و باید کار آن‏ها را تأیید کنید و اجازه دهید به کار خود ادامه دهند.

این سطح واگذاری برای افرادی مفید است که قرار است در آینده مدیر شوند؛ زیرا شما می‏توانید دربارۀ مهارت تصمیم ‏گیری آن‏ها قضاوت کنید. احتمالاً متوجه شده ‏اید که در همین سطح، تصمیم‏ گیری را به شخصی دیگر واگذار می‏کنید. در این مرحله، دربارۀ مسئله‏ ای پیچیده و مبهم در یک جلسۀ ساده به شکلی آگاهانه تصمیم می‏گیرید. کاری که ممکن است برای شما بیش از یک هفته به طول بینجامد، در کمتر از یک ساعت انجام می‏شود.

واگذاری سطح ۴

در چهارمین سطح از سطوح واگذاری کارها از طرف مقابل می‏خواهید گزینه ‏ها را ارزیابی کند، تصمیم بگیرد، اقدام کند و سپس شما را در جریان جزئیات کار قرار دهد. در این مرحله خواهید گفت «باید این کارها را برای من انجام دهی. بهترین تصمیم را بگیر. اقدام کن. سپس مرا در جریان جزئیات قرار بده.» گاهی ممکن است این جمله را اضافه کنید: «مرا از پیشرفت خودت مطلع کن.» در این مرحله، به تکثیر خود نزدیک شده‏ اید؛ بنابراین هیجان بیشتری خواهید داشت. بیایید جملات این سطح را به تفکیک بررسی کنیم.

«باید این کارها را برای من انجام دهی.» همان مواردی که در سطوح قبل مطرح شد.

«بهترین تصمیم را بگیر.» شما به ‏صراحت از آن‏ها می‏خواهید تصمیم بگیرند، اما باید کار خود را در اولویت اول قرار دهند. به عبارت دیگر، آن‏ها همان تحقیقاتی را که در سطح ۳ بود انجام می‏دهند؛ با این تفاوت که این تحقیقات را برای کمک به تصمیم‏ گیری خود انجام می‏دهند، نه تصمیم‏ گیری شما.

«سپس من را در جریان جزئیات قرار بده.» رک بگویم: در این مرحله، اجازه ندارید به تصمیمات وی اشکال بگیرید. او کارش را انجام داده و دیگر امکان بازگشت به عقب وجود ندارد. درواقع، شما در اینجا از کیفیت تصمیمات او باخبر می‏شوید و این در واگذاری‏ هایی که در آینده انجام خواهید داد به شما کمک خواهد کرد.

«مرا از پیشرفت خودت مطلع کن.» این بخش اختیاری است و اساساً برای پروژه‏ هایی به کار می‏رود که در درازمدت به انجام می‏رسند. همچنین، می‏توانید نظر خود دربارۀ نوع اطلاع ‏رسانی را صریحاً بیان کنید؛ مثلاً از او بخواهید هر هفته به شما ایمیل بزند یا جلسه ‏ای برای آن ترتیب دهید.

از این سطح می ‏توان برای پرورش رهبران آینده استفاده کرد؛ زیرا تجربۀ تصمیم‏ گیری را در اختیار آن‏ها قرار می‏دهد و به شما اجازه می‏دهد عملکردشان را بررسی کنید. همچنین، در واگذاری مأموریت‏ های غیرضروری و کارهایی که دربارۀ نتیجۀ آن‏ها نظری ندارید می‏توانید از این سطح استفاده کنید؛ مثلاً می‏توانید تهیه و آماده‏ سازی هدایای کریسمس را به دستیار خود بسپارید.

واگذاری سطح ۵

در سطح ۵، شما کل کار یا پروژه را به شخصی دیگر واگذار می‏کنید و کاملاً از فرایند تصمیم‏ گیری خارج می‏شوید. چنین جملاتی را به فرد مقابل می‏گویید: «باید این کارها را برایم انجام بدهی. هر تصمیمی که فکر می‏کنی درست است بگیر. اصلاً نیاز نیست که به من گزارش بدهی.» در اینجا شما عملاً خود را تکثیر کرده‏اید و به مزایای واگذاری پی خواهید برد. بیایید به جملات آخرین سطح هم نگاهی بیندازیم:

«باید این کارها را برایم انجام دهی.» همان مواردی که در سطوح قبل مطرح شد.

«هر تصمیمی که فکر می‏کنی درست است بگیر.» همانند سطح ۴، شما به‏ صراحت از آن‏ها می‏ خواهید پس از انجام‏ دادن تحقیق تصمیم بگیرند، مزایا و معایب را ارزیابی کنند و به دنبال بهترین گزینه باشند.

«اصلاً نیاز نیست به من گزارش بدهی.» تفاوت سطح ۴ و ۵ همین‏ جاست. شما با گفتن این جمله عملاً به آن‏ها می‏گویید دیگر به شما مراجعه نکنند و رسماً از جریان فرایند خارج می‏ شوید.

سطح ۵ جایی است که واگذاری معجزه می‏کند. زمانی باید به سراغ این سطح بروید که به فرد مقابل کاملاً اطمینان دارید یا نحوۀ انجام‏ دادن کار برای شما بی‏ اهمیت است؛ مثلاً می ‏توان به درخواست از مدیر بازاریابی برای تصمیم‏ گیری دربارۀ بودجۀ بازاریابی محصولات جدید یا درخواست از مدیر تأسیسات برای جایگزینی اثاث و وسایل اتاق استراحت شرکت اشاره کرد.

پنج سطح واگذاری به شما اجازه می‏دهد از حجم کار و استرس خود کم کنید و این فرصت را در اختیار اعضای تیم تان قرار دهید تا با پیشروی در سطوح مختلف، به همراه شما کار خود را انجام دهند. این یک بازی برد ‏ــ برد است. پیشنهاد می‏کنم اعضای تیمتان را با این پنج سطح آشنا کنید و به آن‏ها توضیح دهید از این به بعد واگذاری چگونه انجام خواهد شد. یک تصویر کلی از واگذاری را در اختیارشان قرار دهید و این پنج سطح را با نام‏ هایی مشخص در واژه ‏نامۀ شرکت درج کنید. با این کار، محیطی امن ‏تر و شفاف ‏تر شکل می‏گیرد که همه در آن از مسئولیت خود مطلع‏ اند.

بیزبوک

میلاد واژدی | بیزبوک

دربارۀ نویسندۀ مطلب: میلاد واژدی، برنامه‌نویس، طراح وب‌سایت و مدرس دوره‌های سئو و تولید محتوا

بیزبوک: میلاد، بچۀ بی‌غل‌وغش بوشهری؛ که عشق به‌زندگی و کار را می‌توان همیشه در چشمانش دید و از نگاهش خواند… پسری قابل اعتماد و دوست‌داشتنی، که می‌تواند _بی‌آنکه نگران چیزی باشد_ همۀ دلش را یکجا، به‌همۀ دنیا ببخشد.

چاپ مقالات مخاطبین در بیزبوک

اگر شما هم در مورد اهمیت سطوح واگذاری کارها یا مقاله‌ای در حوزۀ کسب‌ و کار نگارش نمودید که فکر می‌کنید می‌تواند برای دیگران هم مفید باشد؛ می‌توانید آن را در بیزبوک به‌نام خودتان منتشر نمایید. برای هم‌رسانی مطالب از طریق ایمیل info@bizbooks.ir منتظرتان خواهیم بود.

علاوه بر این کتاب، شما می‌توانید در بخش بلاگ، مقاله های بیشتری بخوانید و بدانید.

۰ ۰ vote
امتیاز مقاله
اشتراک گذاری در
Notify of
guest
0 دیدگاه ها
Inline Feedbacks
View all comments
در حال بارگذاری ...
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x
  • ثبت نام
رمز عبور خود را فراموش کرده اید؟ لطفا نام کاربری یا رمز عبور خود را وارد کنید. پس از آن یک لینک بازیابی رمز عبور در ایمیل خود دریافت خواهید کرد.